As assembleias digitais e semipresenciais à luz da MP 931 e dos seus desdobramentos

Autores: Carolina Alves Dias de Souza e Sophia Galbas Rezende

Medida Provisória nº 931

Em 30 de março de 2020 foi publicada a Medida Provisória nº 931 (“MP 931”) com o intuito de regulamentar as obrigações sociais previstas em lei, como prazos e registros de atos, das sociedades anônimas, sociedades limitadas e cooperativas, considerando o contexto atual de isolamento social gerado pela pandemia do COVID-19. É importante ressaltar que se tratam de disposições facultativas que foram editadas em caráter emergencial, tendo como principal ação a efetiva prorrogação dos prazos previstos em lei.

Em sociedades anônimas fechadas ou abertas, empresas públicas e sociedades de economia mista e suas subsidiárias, cujo o exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020, o prazo para realização de Assembleias Gerais Ordinárias (“AGOs”), foi alterado para 7 (sete) meses após o término do exercício social.

Em conformidade com a extensão dos prazos de realização das AGOs, a MP 931 definiu que os prazos de gestão ou de atuação dos membros do Conselho Fiscal e dos demais comitês estatuários, poderão ser prorrogados até que seja realizada a respectiva AGO ou que haja deliberação do Conselho de Administração.

Respeitando as disposições estatutárias e suas vedações, a referida MP 931 conferiu ainda competência para o Conselho de Administração deliberar, ad referendum, sobre assuntos emergenciais de competência originária da Assembleia Geral. No que tange a declaração dos dividendos das companhias, a MP 931 determinou que o Conselho de Administração ou a Diretoria, poderão realizar tal declaração, ainda que não tenha havido reforma estatutária.

A MP 931 conferiu poderes à Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) para prorrogar e determinar os prazos previstos na Lei nº 6.404/76 para as companhias abertas, no exercício de 2020, como é caso do prazo de apresentação das demonstrações financeiras. A CVM, então, publicou, no dia 01º de abril de 2020, a Deliberação n. 849 CVM, com essa temática.

No tocante às sociedades limitadas, cujo o exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020, estas poderão realizar a Assembleia de Sócios no prazo de 7 (sete) meses após o fim de seu exercício social. As sociedades cooperativas e as entidades de representação do cooperativismo poderão, também, realizar a AGO no prazo de 7 (sete) meses após o término do seu exercício social.

Os mandatos dos órgãos de administração e fiscalização previstos para se encerrarem antes da realização das respectivas assembleias, ficam prorrogados até a sua realização. As disposições contratuais que exijam a realizam de assembleia em prazo inferior ao estabelecido pela MP 931, também, ficam prorrogadas até a sua realização.

As assembleias gerais normalmente são realizadas no edifício sede da companhia ou, por motivo de força maior, em outro lugar, desde que seja no Município da sede. A MP 931 autorizou os órgãos competentes a excepcionarem esta regra para autorizar a realização da assembleia por meio digital, o que restou regulamentado pela Instrução Normativa n. 79 do Departamento de Registro Empresarial e Integração (“DREI”), para as companhias fechadas, sociedades limitadas e cooperativas, e pela Instrução CVM 622, para as companhias abertas.

Sobre o registro de atos societários nas Juntas Comerciais, a MP 931 estabelece que para os atos sujeitos ao arquivamento, assinados a partir de 16 de fevereiro de 2020, o prazo de 30 (trinta) dias para registro não será contado da data de assinatura do ato, mas sim a partir da data em que a Junta Comercial restabelecer o seu funcionamento. É importante ressaltar que algumas Juntas Comerciais, como a do Estado de Minas Gerais (JUCEMG) ou a do Estado de Pernambuco (JUCEPE), que possuem o serviço de registro de atos societários de forma digital, continuam prestando seus serviços de forma regular.

Conforme exposto, a MP 931 flexibilizou o cumprimento das obrigações legais das sociedades anônimas, sociedades limitadas e cooperativas e ainda concedeu competência para órgãos como o DREI e a CVM para regulamentarem de maneira específica sobre o que nesta está disposto. Como supramencionado tratam-se de medidas emergências que visam viabilizar o isolamento, tendo em vista a pandemia do COVID-19.

Instrução Normativa n. 79 do DREI

A Instrução Normativa n. 79 (“IN 79”) publicada pelo DREI em 14 de abril de 2020, para regular a MP 931, dispõe que a participação e o voto a distância em reuniões e assembleias de companhias fechadas, sociedades limitadas e cooperativas podem ser feitas de forma digital ou de forma semipresencial.

A assembleia será digital, se a reunião ou assembleia for realizada de forma totalmente a distância. Estes conclaves serão considerados como realizados na sede da companhia, para todos fins legais. A assembleia será semipresencial, quando a reunião ou a assembleia for realizada em local físico, porém, com possibilidade de participação e voto a distância. Estes conclaves deverão ser realizados na sede da companhia ou no mesmo Município desta

A participação e a votação a distância podem ocorrer por meio do envio de boletim de voto a distância ou por meio de atuação remota em sistema eletrônico.

Na participação à distância na assembleia, a sociedade deve dar ao sócio o direito de:

(i) apenas participar da assembleia, tenha este enviado ou não enviado boletim de voto à distância; ou

(ii) participar e votar na assembleia. Se o sócio já tiver enviado boletim de voto a distância e quiser votar na assembleia, serão desconsideradas as instruções recebidas no boletim de voto.

O boletim de voto à distância, de acordo com a IN 79, deve conter: (i) as matérias incluídas na ordem do dia; (ii) a indicação dos documentos que acompanham o próprio boletim; e (iii) as orientações sobre os requisitos necessários para a validade do voto e envio do boletim à sociedade.

O sistema eletrônico adotado pela sociedade, deve assegurar a validade do conclave, assim como, o registro de presença dos sócios e a preservação de seus direitos de participação e voto, garantindo a possibilidade de visualização dos documentos apresentados durante o conclave, bem como, sua gravação integral.

A ata da reunião ou da assembleia digital ou semipresencial deve preencher os requisitos legais constantes nos Manuais de Registro do DREI, constando a forma pela qual o conclave foi realizado e modo pelo qual foi permitida a respectiva participação ou votação remota.

Deliberação n. 849 CVM

A CVM na Deliberação n. 849, publicada em 1º de abril de 2020, com o objetivo de regular a MP 931, determinou alterações nos prazos para apresentação, pelas companhias abertas, de demonstrações financeiras, relatório anual, emissão de formulário cadastral e entrega de formulários de referência, com vencimento no exercício de 2020.

As demonstrações financeiras das companhias abertas poderão ser apresentadas em até 5 (cinco) meses a contar do término do respectivo exercício social. Já o relatório anual deverá ser apresentado em até 6 (seis) meses após o término do exercício social. Ficam prorrogados por 2 (dois) meses os prazos para emissão de formulário cadastral e para entrega de formulários de referência.

Os fundos de investimentos regulamentados pela CVM realizem suas assembleias gerais de forma virtual, assim como, autoriza que suas demonstrações financeiras possam ser consideradas automaticamente aprovadas caso a assembleia virtual correspondente, não seja instalada em virtude do não comparecimento de quaisquer investidores, desde que o relatório de auditoria referente não possua opinião modificada.

Instrução CVM 622

Em 20 de abril de 2020, a CVM publicou a Instrução CVM 622 (“ICVM 622”) para regulamentar as assembleias gerais das companhias abertas realizadas por meios digitais, refletindo as alterações promovidas pela MP 931. A ICVM 622 altera a Instrução CVM 481, que dispõe sobre informações e pedidos públicos de procuração para exercício do direito de voto em assembleias de acionistas.

As assembleias poderão ser realizadas de forma digital e de forma parcialmente digital. Digital se os acionistas apenas puderem participar e votar por meio de sistemas eletrônicos ou por meio do boletim de voto. Parcialmente digital se os acionistas puderem participar e votar presencialmente ou a distância ou por meio do boletim de voto.

As assembleias já convocadas pelas companhias, anteriormente à edição da ICVM 622 poderão ser realizadas de forma digital ou parcialmente digital, desde que comunicado aos acionistas, por meio de fato relevante, com antecedência de, no mínimo, 5 (cinco) dias, da data de realização da assembleia. Entretanto, no caso das assembleias convocadas para serem realizadas até 30 de abril de 2020, o prazo mínimo de antecedência será de apenas 1 (um) dia.